Au cours de la pandémie de Covid-19, les PME ont accéléré leur transformation numérique. À ce jour, 53 % d’entre elles se sont lancées dans cette démarche, contre 70 % des grandes entreprises (chiffres IDC France – Cegid). Dans le but de gagner en efficacité et en productivité, mieux s’organiser et permettre une plus grande agilité, les entreprises ont, dans leur majorité, accéléré le processus de dématérialisation documentaire.
Cependant, sa mise en œuvre fait souvent défaut. DocuWare, fournisseur de solutions de gestion documentaire (GED) et d’automatisation des workflows, a publié un e-book vous expliquant comment se lancer avec efficacité dans le traitement dématérialisé de vos factures, premier pas vers une véritable transformation numérique.
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La dématérialisation pas-à-pas
Pour DocuWare, une transition du tout physique au tout digital est rare dans une entreprise, même si elle peut exister. La plupart du temps, il est préférable de commencer la dématérialisation par des domaines et des départements sélectionnés. Et ce, afin de limiter les risques et les coûts, et acquérir une première expérience de la mise en application de cette transformation. Les difficultés rencontrées sont néanmoins rarement « techniques ou organisationnelles, car la technologique et la méthodologie ont maintenant largement fait leurs preuves », précise DocuWare. En effet, les logiciels de GED se veulent intuitifs et simples d’utilisation.
Pour réussir la mise en œuvre du projet, il faudra suivre les recommandations des experts, qui pointent une dématérialisation progressive des domaines et processus individuels où vous pouvez vous attendre « à un bénéfice maximal et/ou à un effort minimal ». Vous pourrez allier ces conseils à un effort de communication au sein de vos équipes et des mesures de motivation auprès des collaborateurs. Car pour DocuWare, « c’est faire le premier pas, passer à l’action, qui est généralement le plus difficile ».
Quels sont les services à prioriser pour la dématérialisation ?
Selon DocuWare, les ressources humaines et la comptabilité font partie des services où les besoins en dématérialisation sont les plus importants. Essentiels à la réussite d’une entreprise, ils doivent faire l’objet d’une attention toute particulière pour bien opérer la transition. Commencer sa dématérialisation par les services comptables présente de nombreux avantages. En effet, de « nombreux documents et processus sont hautement standardisés en raison de la législation, ce qui facilite l’utilisation de solutions éprouvées ».
De plus, les informations traitées dans ces documents étant sensibles, elles constituent une excellente entrée en matière pour la gestion des autorisations d’accès et des attributions de rôles. Cela facilite l’acceptation de ces deux éléments, qui pourraient être rejetés « si les anciens processus manuels étaient conservés ». Facilement planifiable, la dématérialisation de ces documents, dont les factures, permet :
- Un allégement considérable de la charge de travail,
- Un accès aux informations systématiquement limité à l’aide d’autorisations et de contrôles,
- Une sécurité et une protection des données accrues,
- Une traçabilité de tous les accès,
- Un maintien de la mise en conformité grâce à des workflows automatiques et traçables.
Vous l’avez compris, la dématérialisation de votre documentation interne et externe se fait pas-à-pas et la débuter par la comptabilité présente de nombreux avantages. Pour découvrir en détail comment mettre en place cette approche progressive et bénéficier des nombreux conseils de DocuWare en cliquant sur le lien ci-dessous.