quelles sont les règles à respecter ?


Dans le contexte des transactions commerciales, comprendre la différence entre un devis et une facture, ainsi que les règles qui régissent chacun de ces documents, est essentiel pour les entreprises et les professionnels. Ces deux éléments distincts jouent des rôles cruciaux à différentes étapes de la relation commerciale, allant de la proposition initiale à la conclusion financière d’une transaction.

Il existe des différences fondamentales entre ces deux documents. Ils ont chacun un objectif spécifique, des caractéristiques détaillées et des obligations légales associées à leur création et à leur utilisation. Découvrez, dans cet article, ce qui distingue devis et facture, les droits et les devoirs que leur signature entraîne.

Le devis, un document précontractuel qui présente les travaux à réaliser

Le devis est un document précontractuel. Il a pour but de détailler les travaux à réaliser ou les produits à fournir, avec une estimation du prix. Son objectif principal est donc de donner au client potentiel une base claire pour la prise de décision, sans engagement immédiat de sa part, mais exposant clairement une estimation de la facture finale et des services rendus en contrepartie.

Un devis a plusieurs caractéristiques principales :

  • Le détail des services ou produits : doit comporter une description précise de l’objet du devis, sa quantité, les prix unitaires, le total estimé.
  • La validité de l’offre : mentionne la période durant laquelle l’offre est valable.
  • La signature pour acceptation : un devis signé par le client devient contractuel et engage les deux parties.

Plusieurs règles légales s’appliquent parallèlement :

  • La mention « Devis » doit être clairement indiquée sur le document,
  • Le devis doit inclure l’identification du fournisseur (nom, adresse, informations juridiques) et du client,
  • L’indication de la date de création du devis et la durée de validité de l’offre doit être précisée et clairement identifiable,
  • Les conditions de paiement, de livraison et d’exécution des services doivent également y figurer.

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La facture, un document comptable qui formalise l’obligation de paiement

Une facture est un document comptable. Elle fait état des produits ou services vendus à un client et formalise l’obligation de paiement dudit client envers le fournisseur après la livraison des biens ou la prestation réalisée.

Une facture comporte des caractéristiques spécifiques :

  • Des identifiants uniques : chaque facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
  • Des détails obligatoires : sur la facture doivent figurer les informations du fournisseur et du client, la date d’émission, la description détaillée des produits ou services, la quantité, le prix unitaire, le total à payer, la TVA applicable et les modalités de paiement.

Certaines règles légales sont à respecter :

  • La mention « Facture » doit apparaître clairement,
  • Les informations légales concernant le fournisseur et le client doivent être complètes,
  • Les factures doivent être émises en deux exemplaires, un pour le fournisseur, un autre pour le client,
  • Certaines obligations fiscales sont à respecter, notamment en ce qui concerne la TVA et la tenue des registres comptables,
  • Une facture doit être conservée pendant une durée légale spécifique pour servir en cas de contrôle fiscal.

Des nuances importantes entre devis et facture

Il est important d’identifier plusieurs nuances importantes entre devis et facture, dont voici les trois principales :

  • L’engagement : la signature d’un devis par le client transforme le document en contrat, engageant ainsi les deux parties. La facture, de son côté, confirme qu’un contrat a été exécuté et que le paiement est dû.
  • La modification : il est possible de modifier un devis avant acceptation, tandis qu’une facture, une fois émise, ne peut être modifiée que par la création d’un avoir ou d’une facture rectificative en cas d’erreur.
  • Le cadre légal : les devis comme les factures sont encadrés par des obligations légales strictes qui peuvent varier selon le pays et le secteur d’activité. Il est donc primordial de se conformer aux normes en vigueur pour éviter les litiges ou les pénalités fiscales.



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